במרכזה של כל דמוקרטיה ייצוגית באשר היא ניצבת האצלת הסמכות מן העם אל נציגיו למשך פרק זמן מוגדר ומוגבל. מתוך הכרה באי-המעשיות של דמוקרטיה ישירה בקהילות גדולות (כלומר, אין אפשרות להתייעץ עם קבוצה גדולה ולקבל את אישורה או התנגדותה בכל פעם שדרושה החלטה כלשהי), וגם עקב הצורך בידע ומומחיות הולמים ורלוונטיים לצורך שיקול דעת מורכב - פיתחו הדמוקרטיות הייצוגיות מערכת משוכללת ביותר של קבלת החלטות.
שכלול זה הביא לחלוקת העבודה בין זרועות הממשל השונות, כאשר הזרוע המבצעת אחראית לפיתוח מדיניות מקיפה המטפלת בצרכים הפנימיים והחיצוניים של הקהילה כולה. הזרוע המבצעת גם אחראית במישרין לביצוע החוקים שמעבירה הזרוע המחוקקת.
ברוב המקרים הזרוע המבצעת היא גם האחראית העיקרית לייזום חקיקה והבאתה לאישור הזרוע המחוקקת. למעשה, מרבית הצעות החוק, ויש הטוענים כי גם החוקים החשובים ביותר, הם אלה שמעלה הזרוע המבצעת. למעשה, בשיטה פרלמנטרית (כפי שהיא נהוגה בבריטניה), הכלל הוא שהזרוע המבצעת מגבשת ויוזמת את הצעות החוק. למעשה, אפילו בשיטה הנשיאותית, שבה הפרדת הרשויות ברורה ונוקשה יותר מאשר בשיטה הפרלמנטרית, כמו למשל בארצות הברית, רובן המכריע של הצעות החוק המוגשות לבית הנבחרים מועלות על-ידי הזרוע המבצעת. הסיבה לכך היא שהזרוע המבצעת היא האחראית, ויש הטוענים גם שהזרוע המבצעת היא היחידה שמסוגלת, לפתח מדיניות מקיפה לטובת הקהילה כולה.
כל הצעת חוק עוברת הליכים מדוקדקים ומורכבים ביותר, שתכליתם להבטיח כי כל המידע הרלבנטי והאינטרסים השונים הנוגעים לחוק יובאו בחשבון. לדוגמה, כל הצעת חוק עוברת יותר מקריאה אחת. חלק ניכר מהדיון נעשה בועדה של בית המחוקקים המופקדת על תחום מסוים ורוכשת לעצמה עקב כך הבנה, מומחיות, וראיה כוללת. הועדה שומעת מומחים - מתוך הרשות המבצעת ומחוצה לה, המספקים את הידע המקצועי הרלבנטי להצעות השונות.
הזרוע המבצעת של הממשל אחראית לא רק לגיבוש מדיניות מקיפה למען העם, אלא גם, ולא פחות חשוב, להיענות לאתגרים שבפניהם עשוי העם להתייצב. הדבר הוביל את הדמוקרטיות הייצוגיות לפיתוח מערכת גמישה המאפשרת ומעניקה לזרוע המבצעת סמכות לפעול בנסיבות אלו מבלי להתייעץ או לקבל אישור מן הזרוע המחוקקת. הדבר חל במקרים של סכנה גדולה או איום על קיומה של הישות הפוליטית כולה, ובמיוחד במצבי סכסוך או משבר. במצבים אלה התזמון הוא מהות ההחלטה ועל הזרוע המבצעת להגיב מיידית.
עם זאת, אין מדובר בתהליך משולח רסן המתחולל בחלל ריק ובהעדר דיווחיות ((accountability. הזרוע המבצעת חייבת לנהוג לפי הכללים שנקבעו בחוק או בחוקה; הסטייה מהאופן הרגיל של קבלת החלטות חייבת להיות מוצדקת בנתוני המצב ואם תום מצב החרום, חוזרים הדברים לקדמותם, וחוזרות למחוקק מלוא סמכויותיו. באחריות על מהלכיה כלפי העם (ביום הבחירות), העם יכול להפגין את תמיכתו או התנגדותו למדיניות שנקטה הזרוע המבצעת.
