הבנה והבעה : לשון המכתב

ביטויי מוען ונמען

המכתב הוא טקסט תקשורתי. הוא דומה לשיחה בין מוען לנמען, לכן גם המוען וגם הנמען מיוצגים בו. במכתב משתמשים בביטויים רבים לסימון המוען והנמען, בעיקר בצוּרָנים של גוף ראשון ושל גוף שני.

הצורות הלשוניות שמבטאות את השותפים לתקשורת – המוען והנמען - הן בעיקר כינויי הגוף הפְּרוּדים (אני, אתה...) והכינויים החֲבוּרים - הכינויים שמצטרפים לפועל, לשם העצם ולמילות היחס.

המוען מיוצג על-ידי גוף ראשון: אני, אנחנו; כתבתי, מסרנו; הפרטים שלי, הוצאותינו; אליי, בשבילנו.

הנמען מיוצג על-ידי גוף שני: את/אתה, אתם/אתן; כתבת, מסרתם; ילדותך, שיחתכם; עבורך, אצלכם.

יש הבדל בין המכתב הרשמי לבין המכתב האישי. בדרך-כלל, במכתב האישי המוען והנמען מיוצגים בצורות יחיד של המדבר והנוכח. לעומת זאת, במכתב הרשמי המוען או הנמען עשויים להופיע בצורת רבים.

כינויים ומשלב לשוני

אחד ההבדלים בין המכתב האישי למכתב הרשמי הוא המִשלב הלשוני. המכתב האישי מאופיין בדרך-כלל במשלב נמוך יחסית, והמכתב הרשמי מאופיין במשלב גבוה יותר. הדבר מתבטא במבנים לשוניים שונים. למשל, במכתב האישי נפוץ בדרך-כלל שימוש בכינויים פרודים (השיחה שלי), ואילו במכתב הרשמי נפוץ יותר השימוש בכינויים חבורים (שיחתי).

השימוש בכינויים פְּרוּדים או חֲבוּרִים מבטא רצון להגביה או להנמיך את הלשון, כלומר: הוא מבטא את הבחירה של הכותב במשלב הלשוני. הכינויים הפרודים נפוצים יותר בלשון הדבורה ובלשון כתובה במשלב יחסית נמוך. לעומת זאת, הכינויים החבורים מצויים מעט מאוד בלשון הדבורה, ויותר בלשון הכתובה. צורות חבורות כגון: עבודתי נשלחה בדואר – אופייניות יותר למשלב גבוה, וכך גם – נשמח לראותכם בקרוב. לעומת זאת צורות כגון העבודה שלי נשלחה בדואר, נשמח לראות אתכם בקרוב – אופייניות למשלב לא גבוה וללשון דבורה. הכינויים החבורים מגביהים את הטקסט הכתוב.

המשלב הלשוני של המכתב הרשמי גבוה בדרך-כלל מן המשלב של המכתב האישי, ולכן במכתב הרשמי נמצא לעתים קרובות כינויים חבורים. לעומת זאת, המכתב האישי הוא בעל אופי חברי, קרוב יותר ללשון הדבורה, ולכן נמצא בו יותר כינויים פרודים.

הפיסוק במכתב - תרשים

פיסוק במכתב - הסבר

במכתב הרשמי ובמכתב האישי כאחד יש פיסוק, אך במכתב רשמי מקפידים יותר על פיסוק תקני. מסמנים פסיק בין חלקים כוללים, בין איברים מאוחים ובין פסוקיות במשפט המורכב; מסמנים נקודתיים לפני ציטוט או לפני פירוט ועוד.

יש פיסוק שאופייני למכתבים - רשמיים ואישיים כאחד.

פסיק: מסמנים פסיק אחרי הפנייה והברכה לנמען (כמו בכל פנייה תחבירית), וכן בין הברכה לחתימה שבסוף המכתב.

נקודתיים: מסמנים נקודתיים לפני הפירוט של הנדון, וגם לפני ההעתקים או הנספחים. אגב, בסוף הנדון אין נקודה, כמו שאין נקודה בסוף כותרת (משום שזה אינו משפט. רק בסוף משפט קיימת נקודה).

גרש וגרשיים: רושמים גרש בקיצורים (לדוגמה: וכו' = וכולי, מס' = מספר, רח' = רחוב), וגרשיים בראשי תיבות (לדוגמה: ת"ד = תיבת דואר, נ"ב = נזכר בצד, מו"מ = משא ומתן).

הגרש בא בסופה של מילה מקוצרת אחת; הגרשיים באים לפני האות האחרונה של ראשי תיבות (קיצור של שתי מילים או יותר). אין מסמנים נקודות בין אותיות הקיצור. לא רצוי לקצר ביטויים המביעים כבוד לנמען, כגון: אדון וגברת נכבדים (ולא אג"נ).

במכתב האישי, הספונטַני, מקפידים פחות על תקינות הלשון. במכתב כזה אפשר לעתים לגלות תופעה מעניינת, שניתן לכנותה "פיסוק רגשני": מצד אחד, אין הקפדה יתרה על כל פסיק, נקודה או גרש. מצד שני, יש ריבוי של סימנים המביעים רגשות שמחה, התפעלות או התלהבות. סימני קריאה רבים (!) מביעים השתוממות או התפעלות, בעיות והיסוסים באים לידי ביטוי בסימני שאלה (?), ותמיהה מבוטאת בעזרת שני הסימנים גם יחד (?!).
קיטוע, מחשבה או רגש שלא הובעו במילים, מובעים בעזרת שלוש נקודות (...).

ההבדל במשלב מתבטא גם בפיסוק: במכתב אישי הפיסוק אינו מוקפד, והוא מבטא רגשות. לעומת זאת, במכתב הרשמי הפיסוק צריך להיות תקני ומוקפד.

מה פירוש נ"ב?

הנה מספר ביטויים ומושגים הקשורים למכתב. בדקו אם אתם יודעים את פירושם המדויק.

אג"נ – אדון, גברת נכבדים (ראשי תיבות). פנייה הנהוגה במכתב רשמי.

הנדון – (גם: הנידון) הנושא שדנים בו, נושא הדיון. כותרת רווחת במכתב רשמי.

לוגו – סמליל. סמל המורכב מקבוצה של סימנים גרפיים או מעוצב באופן אחר ומהווה סימן זיהוי או תו של מוצר של חברה וכו'. מופיע כחלק מהשם בפרסומים, על גבי המוצר ועוד.

לוּט – חומר כתוב כלשהו (מסמך, רשימה וכד') המצורף למכתב. לדוגמה: המהנדס צירף למכתב שלו שלושה לוטים: קורות חיים, אישורים על השכלה ורשימת ממליצים.

לְכָל מָאן דְּבָעֵי – ביטוי ארמי שפירושו לכל מי שמעוניין. זוהי כותרת הנכתבת במכתב רשמי שאינו ממוען לאדם מסוים – כגון במכתב המלצה.

מַעַן – שם וכתובת כפי שהם מופיעים על גבי המעטפה; שמו ומקומו המדויק של מי שהמכתב או המשלוח מיועדים לו.

מצ"ב – מצורף בזה (ראשי תיבות). ביטוי הנכתב בדרך-כלל במכתב רשמי ובא לציין אילו מסמכים נוספו למכתב (דומה למונח לוּט).

נ"ב – ראשי תיבות של "נכתב בצדו" או "נוסף בצדו". נוסח של הערה הפותחת דברים בשולי המכתב. מוצאו של הקיצור הוא מן הקיצור הלטיני NB = Nota Bene = עיין היטב.

‏‏טיפים

איך כותבים מכתב רשמי?

ענייניות - המכתב הרשמי, צריך להיות ענייני, ברור ומדויק, כדי להשיג את המטרה שלשמה נכתב. הסבירו את מטרת המכתב, ואל תשכחו להודות בסוף על הטיפול.
חלקי המכתב - יש להקפיד על חלקי המכתב (תאריך, פנייה, חתימה, ברכות בגוף המכתב – פתיחה וסיום) ובעיקר "הנדון". הנדון – ממקד את הנושא או המטרה שלשמן נכתב המכתב.
דיוק בפרטים – יש לציין את שם הנמען ותפקידו בצורה מדויקת, ולבסוף את שם המוען ופרטיו. אם מזכירים מכתב קודם או שיחה, יש לציין את התאריך שבו נכתב המכתב או שבו התרחשה השיחה, וכן לאזכר את הנמען, את המשתתפים וכדומה.
משלב גבוה – יש להקפיד על לשון במשלב גבוה : ללא סלנג, שימוש בכינויים חבורים.
כתיב נכון ופיסוק מדויק. במכתב רשמי חשוב להקפיד על קישוריות מתאימה בין המשפטים. אם תוכן המכתב עוסק בכמה עניינים, חשוב למקם כל עניין בפסקה נפרדת, כך שהקורא יקלוט מיד שמדובר בעניינים נפרדים.
אם יש צורך לצרף צילומים – לציין זאת. (רצ"ב) ולהוסיף.
משפטי מפתח – כמה דוגמות למשפטים הולמים לפתיחה או לסיום.

משפטי פתיחה: ברצוני להביא לידיעתך..., בהמשך לשיחת הטלפון בינינו ביום...; בתשובה למכתבכם בנושא...; בהתאם להנחיות שהועברו אלינו...; קיבלנו את תלונתך מיום...; הננו מאשרים בזאת כי....

משפטי סיום: נודה לך אם תיענה לבקשתנו...; הואל נא לבדוק את הנושא...; נקווה שתבדקו את התלונה.

קראו עוד:

הבנה והבעה : מבנה המכתב