המושג ביורוקרטיה 1 מגדיר שיטת ניהול של ארגונים באמצעות חלוקת סמכויות בין גופים מקבילים (חלוקה אופקית) והאצלת סמכויות היררכית [מדרגית] בתוך כל אחד מהגופים האלה (חלוקה אנכית).
הגוש של כל בעלי המשרות בארגון, לענייננו: במשרדי הממשלה – בלשכות, באגפים ובמחלקות – הפועל בתיאום ותוך שיתוף-פעולה, נקרא ביורוקרטיה ממשלתית. הממשלה בנויה ממשרדים שונים, שכל אחד מהם אחראי לתחום פעולה מסוים, ובראשו עומד שר (ולעתים, כאמור, גם סגן שר), שהינו ישות פוליטית המנהלת את המשרד כנציג האזרחים.
מתחת לשר מכהן מנהל כללי (מנכ"ל), שהינו המנהל המקצועי של המשרד. מתחת למנכ"ל משרתים מנהלי לשכות, אגפים ומחלקות, שביניהם מתחלקות הסמכויות השונות של המשרד, והם אחראים על פקידי המשרד. יחסי-הגומלין בין הלשכות, האגפים והמחלקות הללו, בתוך כל משרד ובין המשרדים כולם, מאפשרים את מילוים של התפקידים השונים המוטלים על הממשל.
המבנה ההיררכי של הביורוקרטיה וחלוקת הסמכויות בתוכה מסרבלים את עבודת הממשלה, ואזרחים מרגישים לעתים שהפקידים נוהגים בהם בזלזול ובשרירות-לב, באופן שמאיים על זכויותיהם ואף פוגע בהן. כתוצאה מכך, קוויה האופייניים של הביורוקרטיה הם לעתים (אך בהחלט לא תמיד): תלות ברשויות גבוהות יותר והתרפסות לפניהן; רדיפה אחר משרות נוחות; טיפוח שגרה, חוסר יוזמה ואדישות; שחצנות כלפי פקידים נמוכים יותר וכלפי האזרח; חוסר גמישות; השהיה בקבלת החלטות; והתנגדות לחידושים. לפיכך קיבל המושג "ביורוקרטיה" משמעות שלילית, כמבנה שסימניו טפילות, נוקשות, חוסר יעילות, סחבת, התנשאות, שחצנות, זלזול ושרירות-לב.
אולם למרות כל פגעי הביורוקרטיה, יש לה גם יתרונות, ואפילו תפקיד חשוב בביזור הכוח השלטוני ובהפעלתם למעשה של פיקוח, איזונים ובלמים על פעולותיהם של משרדי הממשלה השונים ופקידיהם. כך מופעלים איזונים ובלמים בכיוון האנכי, כאשר מנהל מחלקה במשרד ממשלתי מפקח על פעולותיהם של פקידי מחלקתו, כאשר מנהל אגף מפקח על פעולותיהם של מנהלי המחלקות, וכאשר המנהל הכללי של המשרד מפקח על פעולותיהם של מנהלי האגפים; וכך מופעלים איזונים ובלמים גם בכיוון האופקי, באמצעות יחסי-הגומלין בין מחלקות שונות בתוך משרד ובין המשרדים השונים. מקס ובר 2 אף טען כי התפתחותו של המנהל הביורוקרטי הינה התופעה המכרעת ביותר במדינה המודרנית. לדעתו, אך אשליה היא להניח כי במציאות של התפתחות טכנולוגית מהירה, חדשנות ושינויים תדירים, עבודה מנהלית יכולה להתנהל ברציפות וביעילות בתחום מן התחומים ללא חלוקת סמכויות בין משרדים ובין פקידים או ללא פיקוח הדדי ביניהם. נראה שפגעי הביורוקרטיה הנ"ל, ובעיקר הסרבול והפגיעה ביעילות, הינם התשלום שיש לשלם בעבור ניהול ביזורי של הממשל, המאפשר הפעלת איזונים ובלמים. עם זה, ממשל מתוקן ראוי שיקפיד להמעיט בתופעות השליליות שנמנו, ויצמצם ככל האפשר את הפגיעה באזרח, בזכויותיו ובכבודו, שאותם הוא נועד לשרת.
הערות שוליים:
1. המושג ביורוקרטיה הינו צירוף של המלה הצרפתית "לשכה, משרד" והמלה היוונית "שלטון".
המושג מתייחס לשיטת ניהולם של ארגונים גדולים על-ידי חלוקת סמכויות בין משרדים שונים וכינונו של מדרג תפקידים.
המושג הוטבע לראשונה כבר במאה ה-18. הדיון החשוב ורב-ההשפעה ביותר במושג זה היה של הכלכלן והסוציולוג הגרמני מקס ובר (1864-1920),ששאף ליצור בחיבוריו מדע סוציולוגי משווה שיאפשר הכללה של תהליכים חברתיים.
2. מקס ובר (1864-1920): סוציולוג, מחוקריה הבולטים של הביורוקרטיה. לגישתו, תיאום ביורוקרטי של פעולות הינו הכרחי בעת הפעלתם של ארגונים חברתיים גדולים. לשם חקירתם של ארגונים ביורוקרטיים, מבחינה היסטורית ובחברות בנות-זמננו, פיתח ובר טיפוס טהור של הביורוקרטיה, שמאפייניו העיקריים הם: מבנה היררכי, יעיל, הפועל באופן לא-אישי, בעזרת כללי התנהגות מוגדרים וכתובים, ועל-ידי חלוקת סמכויות ועבודה בין בעלי-תפקידים מומחים בתחומיהם, שאותם הוא ממנה ומקדם בהתאם להישגיהם.
